Để đảm bảo hiệu quả công việc, luôn cần kết hợp khen thưởng và góp ý đối với nhân viên hợp lý, đúng thời điểm và đúng cách. Ghi nhận và khen thưởng nhân viên rất đơn giản, đặc biệt là với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, ngược lại góp ý nhân viên luôn là một kỹ năng khó nắm bắt đối với người quản lý.
Góp ý như thế nào để nhân viên không cảm thấy nặng nề, đủ nghiêm túc nhưng vẫn truyền được động lực và cảm hứng cho nhân viên tiếp tục làm việc?
5 tình huống thực tế mà bạn sẽ phải đối mặt và cách góp ý nhân viên hiệu quả
1. Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn
Khi nhân viên của bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn, quả thật là tình huống đáng thất vọng tuy nhiên bạn cũng không thể thay đổi nhiều sự thật này. Nổi nóng và tức giận với nhân viên không thể giải quyết được vấn đề, tuy nhiên bạn lại có thể tìm giải pháp để ngăn chặn điều này không xảy ra lần thứ hai.
Gợi ý nội dung góp ý:
Công việc không hoàn thành đúng hạn, em có thể lý giải tại sao không? Em cũng biết là chúng ta đang cố gắng hoàn thiện mọi thứ để có thể ra mắt sản phẩm mới, vì vậy nếu em không hoàn thành công việc của mình đúng hạn thì cả nhóm sẽ bị trễ tiến độ theo em.
Hãy đảm bảo em dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành công việc đúng hạn và đừng trễ vào lần sau. Tiếp tục làm việc đi, có thể em sẽ cần sắp xếp lại công việc và dành nhiều thời gian hơn cho mỗi việc để đảm bảo không bị quá tải và không làm kịp vào phút chót.
Dù nguyên nhân khiến nhân viên của bạn trễ hạn là gì đi nữa, bạn đều có thể tìm ra các nguyên nhân cá nhân giúp nhân viên của bạn có thể khắc phục chuyện đó. Giúp nhân viên của bạn lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn phát hiện được các vấn đề có thể xảy ra sớm hơn mà không khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát gắt gao hay quản lý vi mô.
2. Nhân viên phạm sai lầm
Khi nhân viên của bạn phạm sai lầm, họ cũng chính là người đầu tiên nhận thức được hậu quả mà họ gây ra. Thay vì khiến họ cảm thấy nặng nề hơn, hãy giúp nhân viên của bạn rút ra được bài học để tránh lặp lại sai lầm trong tương lai.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị biết em cũng cảm thấy tệ về sai lầm vừa qua, tuy nhiên chuyện cũng đã xảy ra, nếu được làm lại lần nữa em thấy mình có thể thay đổi những gì để tránh sai lầm đó?
Cố gắng rút ra được bài học từ lần này và đảm bảo em chuẩn bị tốt để tránh lặp lại sai lầm tương tự trong tương lai. Chúng ta có thể sắp xếp thời gian để xem xét toàn bộ quá trình và tìm ra cách khắc phục nếu em cần.
Đôi khi, nếu nhân viên của bạn đã được đào tạo kỹ lưỡng thì sai lầm vẫn có thể xảy ra vì chủ quan. Cho họ cơ hội để nhận được thêm chỉ dẫn nếu cần thiết mà không khiến họ cảm thấy bị đánh giá thấp. Nuôi dưỡng môi trường để nhân viên của bạn dám thử thách, chấp nhận rủi ro và vượt qua sai lầm để mang đến nhiều ý tưởng lớn, sáng tạo hơn.
3. Nhân viên có thái độ tiêu cực với đồng nghiệp
Thật lý tưởng nếu tất cả mọi người đều phối hợp suôn sẻ và gắn bó với nhau. Căng thẳng giữa các đông nghiệp là điều bình thường có thể xảy ra với bất cứ đội nhóm nào và thỉnh thoảng bạn phải ra mặt để giải quyết xung đột. Nếu một trong các nhân viên của bạn có thái độ tiêu cực với người khác, bạn cần ngay lập tức xác nhận và cân bằng tình huống.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị có nghe từ Thảo là gần đây em có lời nói tiêu cực với cô ấy. Liệu em có thể chia sẻ thêm về chuyện đã xảy ra, anh/chị muốn nghe toàn bộ câu chuyện từ cả hai phía.
Có thể cả hai bạn đang hiểu lầm lẫn nhau nên căng thẳng, anh/chị mong hai bạn có thể giải quyết vấn đề để có thể làm việc tốt với nhau. Anh/chị gợi ý hai bạn nên đi ăn trưa và nói chuyện thật rõ ràng, anh/chị có thể tham gia nếu hai bạn thấy cần thiết.
Tùy theo mức độ nghiêm trọng của tình huống, tốt nhất là bạn để cho họ tự giải quyết căng thẳng với nhau. Khuyến khích bầu không khí trò chuyện cởi mở sẽ giúp nhân viên của bạn xử lý các vấn đề nhỏ ngay lập tức trước khi nó trở nên quá lớn.
4. Nhân viên không hòa đồng
Khi nhân viên không thể hòa đồng thì tình huống sẽ hơi phức tạo để giải quyết vì nguyên nhân của nó thường xuất phát từ hành vi chứ không phải con người. Bạn sẽ cần phải tìm ra chính xác tại sao nhân viên viên của bạn lại khiến các đồng nghiệp khác cảm thấy khó chịu hoặc xa cách.
Gợi ý nội dung góp ý:
Có một vài thành viên trong nhóm phản ánh với anh/chị rằng em thường lớn tiếng khi bị mọi người góp ý hoặc nhắc nhở. Anh/chị muốn nói chuyện với em để xem em có cần hỗ trợ gì không. Mọi người có thể thông cảm cho em và hiểu rằng em cũng chịu nhiều áp lực, nhưng việc lớn tiếng khiến nhiều người cảm thấy khó chịu.
Nếu em có thể thay đổi cách thể hiện cảm xúc của mình khi làm việc thì sẽ tốt hơn cho cả em và tất cả mọi người. Em có muốn chia sẻ về các vấn đề em đang cảm thấy khó khăn không? Anh/chị rất sẵn lòng để giúp đỡ em tìm cách giải quyết.
Trường hợp này khá phức tạp vì nhân viên dễ cảm thấy họ bị bắt nạt tập thể và có thể phản ứng tiêu cực hay chống đối lại cả nhóm. Tuy nhiên đôi khi, đây cũng có thể chỉ là một thói quen hoặc bản năng mà ngay cả bản thân họ cũng không nhận thức được, chỉ ra vấn đề cho nhân viên của bạn và giúp họ cải thiện hành vi sẽ nhanh chóng giải quyết vấn đề.
5. Hiệu suất công việc của nhân viên giảm sút
Có nhiều lý do khiến hiệu suất công việc của nhân viên giảm sút và tốt hơn hết là đừng vội vàng đưa ra kết luận nguyên nhân. Mục tiêu chính là tìm ra nguyên nhân ẩn bên trong khiến nhân viên của bạn làm việc không hiệu quả và giúp họ cải thiện.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị nhận thấy kết quả công việc của em gần đây có sự giảm sút. Anh/chị biết em là người năng động và chú trọng kết quả công việc nên anh/chị muốn tìm hiểu liệu em có đang gặp khó khăn gì hay không? Anh/chị luôn sẵn sàng nghe những chia sẻ của em và cùng em giải quyết vấn đề để có thể cải thiện tình trạng hiện nay.
Bày tỏ sự đồng cảm và niềm tin của bạn dành cho nhân viên giúp họ cảm thấy được ủng hộ cũng như nhanh chóng lấy lại phong độ làm việc.
Trong sách Đắc nhân tâm của Dale Carnegie có viết rằng: “Con người vốn có bản chất kiêu hãnh tự nhiên, việc nói thẳng ra rằng người nào đó sai lầm chính là một sai lầm lớn nhất.” Bất cứ ai cũng đều không muốn bị góp ý trước mặt mọi người, sắp xếp những buổi gặp mặt riêng, góp ý khéo léo và đưa ra giải pháp kèm theo sẽ giúp nhân viên của bạn nhìn nhận sai lầm tốt hơn mà không cảm thấy khó chịu hay chống đối.
Bạn có thể tham khảo chương trình Năng đoạn kim cương cấp độ 8: Lãnh đạo tự động, đây là chương trình sẽ cung cấp một mô hình phát triển lãnh đạo và nâng tầm lãnh đạo độc đáo với trọn bộ đầy đủ về tư duy, công cụ và phương pháp cụ thể giúp nhà lãnh đạo dẫn dắt tổ chức của mình vươn tới sự vượt trội.
